O conceito de recibo pode ser usado como um verbo (é uma conjugação do verbo receber) ou como um substantivo (é um documento que registra o recebimento de dinheiro ou outro recurso). Um pagamento, por outro lado, consiste em entregar dinheiro em troca de um bem ou serviço .

Outro nome pelo qual o recibo de pagamento é conhecido é a prova de pagamento, um termo que por si só deixa claro o seu significado. É importante ressaltar que existem diferentes formas de utilizar esse tipo de documento, além de vários formatos possíveis que atendem às diferentes necessidades dos emissores.

O normal é que o que estende um recibo de pagamento o faça em duplicado, de modo que deixe o original à pessoa que efetuou o pagamento e a duplicata permaneça como prova para evitar possíveis tentativas de manipulação dos valores ou dos valores de a transação. Embora durante muitos anos os clientes e empresas tivessem sido recomendados a fazer uma fotocópia do recibo no caso de ter sido perdido ou deteriorado e se tornassem ilegíveis, agora é possível digitalizá-lo e ter uma ou mais cópias digitais, portanto que o risco de perda é quase anulado.

Dependendo do caso, o recibo de pagamento pode ser emitido por uma pessoa ou empresa, e seu corpo pode apresentar uma série de dados diferentes, de acordo com a necessidade de cada um; o habitual é que inclui os detalhes dos produtos e / ou serviços que foram pagos na transação, os dados de cada parte, a data de emissão, uma declaração de conformidade do destinatário, os números da (s) fatura (s) foram pagos na referida bolsa, os impostos e descontos relevantes.

É muito importante observar que o comprovante de pagamento geralmente não funciona como prova de cobrança de impostos, portanto, ele não deve ser usado como um substituto para a fatura. Pelo contrário, os dois documentos são complementares e têm finalidades diferentes : embora não seja evidente pelo nome, a fatura exige pagamento, enquanto o recibo registra que foi feito.