Um arquivo é um documento no qual certos dados são registrados (gerais, bibliográficos, policiais, etc.). O arquivo (da ficha francesa) é geralmente pequeno em tamanho e de forma retangular, para que possa ser facilmente armazenado em um arquivo. Por exemplo: "Agora eu olho para o cartão e confirmo em que ano este livro foi publicado", "Para entrar no clube, você deve preencher este cartão", "Maria adicionará as novas informações ao seu cartão" .
A folha ou cartão que permite controlar as entradas e saídas do trabalho também é conhecido como um registro. Atualmente esses arquivos também podem ser administrados através de um documento digital: "O chefe está furioso: ele acaba de analisar o arquivo do mês e descobriu que você está atrasado seis vezes", "Eu gostaria de fazer o cartão desaparecer para que eu não seja deduzido o presenteísmo " .
O uso freqüente do arquivo está vinculado ao registro das principais características de um livro, um relatório ou uma investigação . Desta forma, é possível conhecer o conteúdo de uma publicação específica apenas lendo o arquivo, o que facilita as tarefas de arquivamento e busca de informações: "O arquivo deve incluir o título da obra, o nome do autor, a data da edição e um resumo de seu argumento ", " Com licença, você poderia me ajudar? Não consigo encontrar o arquivo deste livro . "
Os arquivos em papel são os predecessores dos registros dos bancos de dados atuais, que são armazenados na memória de um computador. Embora hoje seja suficiente ter um processador bastante eficiente para encontrar as informações desejadas em questão de segundos (dependendo do volume da base e das especificações técnicas do equipamento, o tempo mínimo pode ser uma fração de segundo), a pesquisa em chips de papel dependia de vários fatores diferentes.
Por um lado, a habilidade da pessoa encarregada de revisar um arquivo era fundamental para minimizar o tempo da busca; mas a eficiência nessa fase era inútil se o processo de armazenamento não tivesse seguido uma ordem e estrutura bem definidas. A organização de um arquivo deve se concentrar nas necessidades daqueles que usarão os dados nele contidos; portanto, não há design que funcione em todos os casos.
Como na preparação de um banco de dados digital, nem todos os campos devem ser essenciais, mas é importante que eles sejam úteis; caso contrário, implicam um gasto desnecessário de espaço e têm um impacto negativo na ordenação e busca .
Em primeiro lugar, é necessário ter um campo que permita que os arquivos sejam arquivados de maneira ordenada; para isso, é possível usar vários dados, como a data de criação, um número de identificação que aumenta um por um ou uma letra. Dependendo do caso, é possível combinar vários métodos, para dar origem a uma organização mais complexa; Por exemplo, classifique os chips pela inicial do sobrenome do cliente e, por sua vez, pela data de registro.
Em outro sentido, o cartão é uma pequena peça que é usada para abrir ou fechar barreiras, colocar em funcionamento certas máquinas ou estabelecer comunicações. No passado, antes do nascimento dos telefones celulares, a única maneira de fazer um telefonema da rua era através de telefones públicos, que inicialmente não aceitavam moedas (como acontece hoje), mas chips especialmente projetados, que pode ser obtido em certas lojas.
As peças que são usadas em alguns jogos ou que substituem as moedas nos cassinos também recebem o nome de fichas: "Eu vou trocar mais fichas para jogar roleta", "Nós não poderemos jogar dominó, já que eu perdi parte do jogo." chips " .