O conceito de auxiliar, que deriva da palavra latina auxiliāris, é usado para qualificar a pessoa ou coisa que fornece assistência ou algum tipo de ajuda . Administrativo, por outro lado, alude ao que está relacionado à administração (o ato de organizar ou organizar os recursos para alcançar uma meta).
A noção de assistente administrativo refere-se a uma posição ou cargo que existe na maioria das empresas . O assistente administrativo tem a tarefa de desenvolver diversas atividades de administração da empresa .
Assistentes administrativos executam o trabalho de escritório típico: arquivamento de documentos, realização de papelada, gestão da agenda, etc. Normalmente, essas pessoas estão a serviço de um superior hierárquico, ajudando-o a cumprir suas tarefas.
O gestor de uma empresa, por exemplo, pode solicitar ao assistente administrativo a cobrança de todas as faturas das compras efetuadas no último semestre para analisar as despesas, as garantias em vigor e outros dados . O assistente administrativo, por outro lado, pode ser solicitado a se comunicar com clientes que registram uma dívida com a empresa para coordenar a hora em que um coletor pode retirar o pagamento.
Um assistente administrativo deve ter conhecimento sobre atendimento ao cliente e fornecedores, marketing, técnicas comerciais, padrões de qualidade, protocolo, relações humanas, documentação e tecnologia da informação, entre outros tópicos. Quanto mais conhecimento o assistente administrativo tiver, melhor ele / ela poderá desenvolver seu trabalho e mais possibilidades ele terá para crescer na estrutura interna da organização.
Embora, por vezes, este trabalho não receba muito respeito da sociedade, uma vez que não se encontra num nível hierárquico elevado, é necessário enfatizar que os gabinetes não poderiam funcionar de forma adequada e eficiente se não fosse para os assistentes administrativos . O número amplo e variado de tarefas que eles realizam diariamente deve ser considerado em conjunto para avaliar sua importância.
Tão fundamental é a presença do assistente administrativo em uma empresa cujo trabalho depende em grande parte do uso da informação e do funcionamento dos sistemas administrativos. Vamos ver abaixo algumas das suas funções mais significativas em detalhes:
* apoio administrativo : é feito por meio de fotocópia de documentos, arquivamento, envio de mensagens por meio digital, atendimento telefônico, gerenciamento de entrada e cadastro de mensagens recebidas. Além dessas tarefas específicas, não é incomum substituir o pessoal da central telefônica e a recepção quando estão ausentes;* Gerenciamento de correspondência : embora nas últimas décadas o volume de correspondência física tenha diminuído consideravelmente devido à superpopulação da Internet, as empresas continuam enviando e recebendo pacotes, e o trabalho do assistente administrativo é fundamental para que tudo chegue ao seu destino;
* gerenciamento do arquivo : este ponto pode gerar confusões, já que nas grandes empresas geralmente existe uma posição específica para a administração do arquivo . No entanto, quando o volume de documentos não é tão grande, o assistente administrativo pode se encarregar de ordená-los e armazená-los para uso posterior;
* controle de pessoal : entre suas tarefas nesta área é o registro de ausências, horas trabalhadas, direitos a dias de folga e reclamações;
* Transcrição de textos : é comum pedir que você passe um rascunho para o computador ou transcreva uma gravação;
* contabilidade : como se tudo o que foi dito acima não fosse suficiente, alguns assistentes administrativos têm a obrigação de executar tarefas como a preparação de facturas e o cálculo dos salários, a contribuição para a segurança social, a dedução de impostos e o custo de encomendas