O arquivo vem do latim archivum, embora sua origem mais remota seja na língua grega e possa ser traduzida como "residência dos magistrados" . O termo é usado para nomear o conjunto ordenado de documentos que uma sociedade, uma instituição ou uma pessoa desenvolve dentro da estrutura de suas atividades e funções.

Por exemplo: "Eu não me lembro quando assinamos o contrato: vou usar o arquivo para confirmá-lo", "Eu tenho uma carreira impecável, você só precisa ir ao arquivo e verificar por si mesmo", "Esse jornalista é reconhecido por manter o arquivo mais importante sobre o cinema uruguaio " .

O local onde documentos importantes são guardados para uma organização também é conhecido pelo nome do arquivo: "O Arquivo Geral da Nação preserva milhares de textos que são um valioso testemunho da história nacional", "Você pode encontrar mais informações no arquivo do arquivo". Congresso ", " Um incêndio no arquivo do teatro destrói os roteiros originais das obras mais famosas " .

Há várias décadas, os arquivos eram exclusivamente físicos, pois não havia a tecnologia necessária para armazená-los digitalmente; Antes de as empresas começarem a inserir seus documentos em bancos de dados, tinham imensos depósitos cheios de prateleiras altas, nas quais eram guardadas caixas e pastas, lutando inutilmente contra a deterioração da passagem do tempo.

Durante todo esse processo de digitalização, muitas empresas descobriram que haviam perdido parte de seus arquivos por causa da ação da umidade, que produz a decomposição da matéria que é então povoada por fungos e devorada por insetos. Por outro lado, dependendo do tipo de tinta utilizada, alguns documentos antigos podem apresentar perda de nitidez, a ponto de se tornarem praticamente ilegíveis.

Vale ressaltar que, por diferentes razões, certos livros e documentos não podem ser descartados para serem substituídos por uma versão digital, uma vez que possuem um valor histórico que requer sua preservação em formato físico. No entanto, a passagem do seu conteúdo para um computador, bem como a sua digitalização para ser visualizada em três dimensões, são ideais para reduzir a sua deterioração e permitir que as pessoas o revejam e o observem quantas vezes quiserem.

A ação e o efeito do arquivamento (salvar documentos, encerrar um caso) podem ser mencionados como um arquivo: "O secretário já enviou a documentação para que eu proceda a arquivá-la", "A família da vítima está furiosa como o tribunal ordenou o arquivo do caso . "

No campo da tecnologia da informação, um arquivo é um conjunto de informações digitais que podem ser armazenadas em um computador ou em outro tipo de dispositivo: "Por favor, peça a Rubén que me envie o arquivo novamente por e-mail, pois nunca o recebi", "É um arquivo muito pesado: vai demorar muito para baixar . "

Cada tipo de conteúdo geralmente requer um tipo diferente de arquivo, que atenda às suas necessidades: um texto não é armazenado da mesma forma que uma imagem ou um vídeo. No entanto, dentro de cada classe existem também alternativas diferentes, que geralmente afetam o espaço que ocupam no disco ; Isso se deve ao fato de que a ciência da computação oferece tantas opções para realizar uma tarefa quanto os seres humanos têm idéias, e cada vez que um método para salvar e carregar informações de maneira mais eficiente, o tamanho dos arquivos é reduzido.

Por outro lado, existem ferramentas capazes de compactar arquivos; Entre os mais conhecidos estão WinRAR, WinZIP e 7-ZIP. Com sua ajuda, é possível reduzir consideravelmente o tamanho de certos documentos, embora em alguns casos, como vídeos de alta definição e imagens que já foram otimizadas, eles não sejam muito eficazes.